Trello: jediný správce projektů, který jsem ochoten používat

Jakožto óesvéčko, freelancer, volnonožec či nezávislý profesionál (vyberte si) nemám tak velkou potřebu plánování a správy úkolů jako některé firmy. Málokdy pracuji na více jak pěti projektech najednou a málokdy pracuji na více jak dvou projektech najednou intenzivně. Hlava mi díkybohu slouží, něco si pamatuji, a tak mi stačí jen pár poznámek.

Základem mého plánování a udržování živých úkolů je Gmail se svým systémem složek a štítků. To mi bohatě stačí. Zvlášť dávám věci k řešení, zvlášť věci týkající se účetnictví, zvlášť pak věci mých soukromých projektů, nejčastěji náměty na články. V doručené poště zůstávají věci, které bych rád zodpověděl ještě daný den. Podle Gmail Meter odpovídám na zprávy průměrně nejpozději do hodiny. Vše ostatní archivuji, včetně oštítkovaných úkolů – jakmile je dořeším, odeberu štítek a putují do archivu.

Před pár lety se mi začaly kupit osobní aktivity, takže pro plánování schůzek využívám kalendář od Google propojený s mobilem (Android) a aplikací v macOS. To mi postačuje pro drtivou většinu pracovního dne.

Protože občas pracuji na větších projektech, kde by mi zadání neúměrně natáhlo společnou složku úkolů k řešení v Gmailu, přemýšlel jsem, co s tím. Vytváření samostatné složky pro každý projekt se mi nějak neosvědčilo, takže jsem skončil u jednoduchého systému v aplikaci Trello.

Nebudu podrobně popisovat, jaké další projektové aplikace jsem zkusil, ale musím říci, že zdaleka nejméně jsem se kamarádil s Basecampem. Dokonce jsem odmítl pár klientů, kteří vyžadovali, abych s touto webovou aplikací během práce na jejich projektu koexistoval.

Kanban: od Toyoty k Trello

Trello staví na principu nazývaném kanban. Po překladu z japonštiny bychom jej mohli označit za ceduli. Vymysleli jej v Toyotě k plánování výroby. Systém se obvykle znázorňuje jako cedule s několika sloupci, kde každý z nich představuje určitou etapu vývoje úkolu. Úkol se pak mezi sloupci přesouvá zleva doprava, od zadání k řešení. Podrobnosti najdete třeba na Wikipedii.

Jak používám Trello pro zadávání práce na webech

Trello staví právě na principu kanban. Není jedinou aplikací tohoto typu, ale zdá se mi asi nejznámější. Po přihlášení (klasické, SSO nebo účtem Google) uvidíte jednotlivé nástěnky. Já jsem si to zavedl tak, že co nástěnka, to zpravidla jeden projekt. Jestliže mě někdo z klientů, který Trello také používá, pozve ke svým nástěnkám, zobrazí se mi v samostatné skupině.

V jednotlivých nástěnkách pak mám ve většině případů tři sloupečky: k řešení, ke kontrole a hotové. S novým úkolem (pokud jej tedy vůbec chci a potřebuji evidovat) jdu do příslušné nástěnky a vložím jej do sloupečku k řešení.

Každý úkol (v Trellu nazývaný jako karta) lze přiřadit různým uživatelům, takže pokud jej do Trello vloží klient, obvykle tam naťukne mé jméno, u úkolu se objeví fotografie a na mail mi přijde upomínka.

Hotové úkoly, které by měl klient připomínkovat, přesouvám do sloupce ke kontrole. Obvykle přiklepnu jméno klienta, který se na dané řešení má podívat a pokud je s ním spokojen, přesune úkol do sloupce hotové a tím jej považujeme za vyřešený. K úkolům, se kterými je nespokojen, obvykle vloží nějaký komentář a přesune je zpět do sloupce k řešení.

Přestože jsem se původně projektovým aplikacím po zkušenostech s jinými nástroji bránil, přijde mi tohle řešení velice efektivní. Člověk má přehled o rozpracovaných věcech, na cedulích vidí fotku nebo iniciály toho, kdo je do úkolů zapojen, ke všemu jdou dávat komentáře, volitelně chodí e-mailová upozornění, je možné připojovat různé přílohy.

Trello, resp. systém kanban je hodně povedený nástroj pro každého, kdo se chce soustředit na práci a netrávit hodiny tím, že staví do puntíku propracovaný úkolníček, kvůli jehož tvorbě pak nemá čas na samotnou práci.

Když vám základní funkce nestačí

Ve své základní podobě je Trello zdarma. Nutno říci, že základní podoba by vám mohla bez problémů stačit. Neomezuje vás množstvím nástěnek, sloupců, karet, členů, seznamů ani příloh. Omezuje velikosti příloh, a to na max. 10 MB. Můžete však připojit jakkoli velký soubor ze svého vlastního cloudového úložiště (Google Disk, Dropbox, Box nebo OneDrive).

V nabídce jsou různá vylepšení jako kalendář, opakovače, propojení na další služby a podobně. Bezplatná verze Trello nabízí využití jednoho vylepšení na nástěnku. Myslím si, že pro člověka na volné noze to bohatě stačí. Za příplatek máte samozřejmě všechny věci z bezplatné verze, k tomu větší velikosti příloh, propojení na Evernote, Github, Mailchimp a další služby, šifrování, telefonickou podporu…

Open source alternativa

Já osobně nevidím důvod hledat k Trello nějakou alternativu, která by kanban také implementovala. Ale pokud dáváte přednost open source řešením provozovaným na vašich vlastních serverech, mrkněte na tyto projekty:

• Wekan (JavaScript na frameworku Meteor)
• Kanboard (PHP, horší rozhraní)

TIP: Víte, že systém kanban, který používá Trello, má i svou offline podobu? Koukněte na vychytaný offline kanban, který je k dispozici bez zapínání počítače a neustále připravený. Tento kanban systém najdete na e-shopu woooooo.cz.