Jak proměnit Notion v poloautomatický rozesílač e-mailů pro klienty

Kdo by to řekl. Moje první setkání s Notion bylo po školení linkbuildingu od Zdeňka Dvořáka. Pro účastníky tohoto školení připravuje v Notion databázi informací. Později mi Notion ukázala kolegyně z agentury s tím, že je to ideální nástroj pro modelování vlastních databází, kam bychom ukládali nejrůznější informace.

A já se začal Notion věnovat. Hned jsem zkoumal jeho API a vytvořil na jeho základech evidenci zpětných odkazů s automatickou kontrolou webů. U toho jsem samozřejmě nezůstal, Notion jsem začal používat na denní bázi a nedávno jsem si v něm nachystal další zajímavou pomůcku, která mi šetří čas.

Řadě klientů weby nejenom stavím, ale také se o ně pravidelně starám, což obnáší mimo jiné kontrolu a instalaci bezpečnostních aktualizací. Pokud tak učiním, klienty informuji stručným e-mailem, dost často s obecným zněním. Zkrátka, aby věděli, že na webu něco proběhlo.

Ovšem s přibývajícím počtem webů ve správě a mou zhoršující se pamětí začalo být poněkud nepohodlné posílat zprávu z Gmailu s tím, že klienty dám vždy do slepé kopie. U některých projektů mám problém si zapamatovat kontaktní osobu, pokud je jiná než fakturační. Taky mám potřebu být v některých případech adresnější a e-mail lehce upravit. Dělat to pro každého z desítek klientů, tak se upíšu do zemdlení.

Pak jsem si říkal, že evidence, do kdy má který web zaplacenu správu, by zasloužila něco více na úrovni, než je prostý dokument s názvy a termíny. A protože momentálně nemám čas si to doprogramovat do svého malého CRM, kde řeším správu klientů a faktury, rozhodl jsem se vše rychle naklikat pomocí Notion.

I. Vytvoření databáze pro správu webů

První krok byl jednoduchý. V Notion jsem založil novou stránku s názvem Aktualizace webů, začal psát /database a vytvořil novou databázi v podobě tabulky. Nachystal jsem si v ní následující sloupečky:

• Název webu
• Tagy (rozlišuju agenturní a své projekty)
• Notifikace (e-mailová adresa pro zasílání upozornění)
• Konec aktualizací (abych věděl, kdy mám poslat další fakturu)
• Text (použije se jako tělo e-mailu)
• Posílat notifikaci (checkbox)
• Poznámka
• Cena (protože správa větších webů stojí více a nebaví mě prohledávat staré faktury)
• Archiv (pokud se správa neprodlouží, nechci záznam hned mazat)

Čili v této variantě jde o poměrně jednoduchou databázi v Notion, kterou určitě zvládne naklikat i začátečník, jen co se trochu v Notion porozhlédne. Vlastně ani nevím, proč jsem nevyužil propojení na jinou databázi s realizovanými projekty, kterou si v Notion taky udržuji po importu z Trella. Napadá mě to až při psaní tohoto článku.

Tabulku jsem naplnil daty a pak ji kliknutím na tlačítko + v jejím záhlaví zduplikoval. První pohled jsem nazval Přehled, druhý potom Archiv a jediný rozdíl mezi nimi je v nastaveném filtru. Přehled zobrazuje všechny položky, u kterých checkbox Archiv není zakliknutý. Karta Archiv pak právě obráceně.

II. Využití Make.com pro odeslání e-mailu

Notion jako takové sice posílá e-maily formou notifikace, když někdo označí jiného uživatele v textu, ale to se nehodí pro moje účely. Potřeboval jsem někde kliknout do seznamu a nechat na automatice, aby poslala e-mail v daném znění.

Mohl bych si samozřejmě naprogramovat jednoduchý skriptík, který využije Notion API, stejně jako u výše zmíněného příkladu s evidencí zpětných odkazů. Ale chtěl jsem to tentokrát vyzkoušet bez programování. Čistě no-code cestou. A podařilo se.

Pro automatizaci se totiž přímo nabízí propojení Notion a Make.com (dříve Integromat). Řadu z vás jistě potěší, že administrace Make.com je v češtině.

Začal jsem přidáním nového Scénáře. V definici jsem kliknul na velké fialové +, vybral napojení na Notion a zadal údaje pro spojení s platformou. Důležitý je typ integrace. Zde jsem použil Watch Database Items, tedy sledování položek v databázi, a sice čas jejich aktualizace (nikoli vytvoření).

Dále jsem zadal ID databáze. Kde jej vzít, to zmiňuju v článku o evidenci zpětných odkazů, viz výše. Ve vlastnostech databáze v Notion je pak nutné integraci s Make.com aktivovat, jinak nedojde ke spojení.

Jako druhou integraci v řadě jsem přidal odesílání e-mailu. Nastavil jsem tam spojení na SMTP server. A teď to důležité. Díky fungující integraci s Notion jsem mohl nechat vyplnit políčka Komu, Předmět a Obsah položkami načítanými z databáze v Notion. U předmětu jsem to zkombinovat s vlastním textem.

Tip: Pokud vám Make nenabídne doplnění konkrétních názvů políček z tabulky v Notion, pak je problém ve spojení. Já strávil desítky minut bolehlavem, než mi došlo, že jsem zapomněl spojení s databází povolit právě na straně Notion.

Notion nyní projde všechny aktualizované záznamy v tabulce a na e-maily tam uvedené odešle zprávu s obsahem ze sloupečku Text. Asi chápete, že to není pravé ořechové, někdy totiž potřebujete záznam v Notion aktualizovat, aniž by to spustilo odeslání notifikace klientovi.

Proto jsem v Make ještě klikl na kolečka mezi oběma integracemi a přidal filtr, který říká, že e-mail se odešle jen v případě, kdy checkbox v databázi s názvem Posílat notifikaci je zaškrtnutý.

Protože jsem si chtěl fungování s tímto řešením jen vyzkoušet a vyhnout se placené verzi Make, musel jsem nutně omezit počet kontrol databáze v Notion. Místo výchozí kontroly každou čtvrthodinu jsem nastavil interval na 4 hodiny a pouze na pátek, kdy jsem upozornění klientům posílal dříve ručně. Tím se vejdu do bezplatného limitu.

III. Praktické používání

V praxi s uvedeným řešením funguji následovně. Každý web má předepsanou šablonu e-mailu. Jakmile potřebuji klientovi v pátečním okénku nechat zaslat upozornění, provedu nějakou změnu v záznamu. Třeba vypnu a zapnu políčko Poslat notifikaci. Kvůli sledování času poslední aktualizace jsem si tento sloupeček do tabulky v nastavení Notion „vytáhl“.

Pokud provádím nějaké jiné změny v záznamu, políčko pro poslání notifikace vypnu a aktivuji jej zase až v momentě, kdy je potřeba zprávu odeslat.

IV. Možná vylepšení do budoucna

Cítím, že zapínání a vypínání notifikace není to pravé. Stačí ji omylem nechat zapnutou, v záznamu změnit třeba datum, do kdy je správa webu zaplacena a notifikace by se poslala. Uvažuju nad tím, že nechám Make.com po odeslání e-mailu automaticky políčko pro notifikace vypnout. Pak si jej vždy jen zakliknu, tím se provede i aktualizace záznamu a vše bude krystalicky jasné.

Rovněž plánuji zvýrazňování data či ikonku v případě, že domluvená správa webu již skončila a je třeba se s klientem domluvit na prodloužení. To bude poměrně snadné, stačí do databáze přidat políčko Formula. Plus zmíněné napojení na jinou databázi se seznamem projektů.

Doufám, že jsem vás svým druhým tipem na praktické využití Notion inspiroval a budu rád, pokud se případně podělíte o své scénáře.

Tip: začínáte s Notion? Asi nemám kapacitu psát návody pro úplné začátečníky, ale velice rád doporučím další zdroje. Určitě mrkněte, co o Notion píše na blogu Dála Musil. Stručné představení Notion nedávno napsal také Vojta Bruk.